Как отвечать на письма в Диалогах

Что вы узнаете 📝¶

• как выглядит письмо в Диалогах;

• как поменять тему и добавить копию;

• какие файлы можно приложить;

• как отменить письмо, отправленное по ошибке;

• что значат статусы доставки.

Как выглядит письмо¶

Письма приходят в раздел «Диалоги». Чтобы увидеть только почту, отфильтруйте список по каналу «Почта».

В диалоге каждое письмо показано карточкой: тема, от кого, кому и копия. Под текстом — вложения.

🔹 «Показать всю переписку» раскрывает цитату предыдущих писем.

🔹 «Показать оригинал» открывает письмо целиком, как в почте. Внешние картинки в оригинале скрыты, чтобы отправитель не узнал о прочтении, — нажмите «Показать картинки», если нужно.

[скрин: почтовый диалог — карточка письма с темой, полями «От» и «Кому», вложением и ссылками «Показать всю переписку» и «Показать оригинал»]

Как ответить¶

Напишите текст в поле ответа внизу диалога и нажмите «Отправить». Ответ уйдёт контакту диалога — писать можно только тем, кто написал вам.

Тема. Подставляется сама — как ответ на последнее письмо, поэтому клиент увидит ответ в той же переписке. Чтобы поменять тему, нажмите «Копия и тема».

Копия. В «Копия и тема» можно добавить адреса в «Копию» и «Скрытую копию» — до 10 адресов.

Подпись и имя отправителя. Подпись добавляется к ответу автоматически. Чтобы её поменять, нажмите «Изменить» рядом с подписью — откроются настройки почты. Там же задаётся имя отправителя, которое клиент видит в поле «От».

[скрин: поле ответа с раскрытым блоком «Копия и тема» и подписью с кнопкой «Изменить»]

Вложения и картинки¶

К ответу можно приложить:

• картинки: jpg, png, gif, webp;

• документы: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, txt, csv, rtf, odt, ods, odp;

• архивы: zip, rar, 7z.

Видео и голосовые сообщения в почтовый канал отправить нельзя.

💡 Если файл слишком большой, письмо получит статус «Не доставлено». Для больших файлов отправьте ссылку на облако.

Отмена отправки — 5 секунд¶

Отправили письмо раньше времени? В течение 5 секунд после отправки рядом с письмом видна кнопка «Отменить» с обратным отсчётом. Можно также нажать Esc в поле ответа.

После отмены текст вернётся в поле ответа — поправьте его и отправьте снова. Если вы уже начали писать новый текст, BotMan спросит, что сделать: «Заменить» набранное или «Вставить ниже».

Если появилось «Письмо уже ушло», отменять поздно — при необходимости напишите клиенту ещё одно письмо.

[скрин: отправленное письмо с кнопкой «Отменить» и отсчётом «через 4 с»]

Статусы писем¶

Рядом с вашим ответом показан статус:

🔹 «В очереди» — письмо готовится к отправке;

🔹 «Отправлено» — письмо ушло;

🔹 «Доставлено» — почта получателя приняла письмо;

🔹 «Не доставлено» — письмо не дошло. Наведите на статус, чтобы увидеть причину.

Частые причины «Не доставлено» и что делать:

• «Адрес не существует» или «Ящик переполнен» — свяжитесь с клиентом другим способом.

• «Отклонено как спам» — проверьте текст: уберите лишние ссылки, укажите в имени отправителя имя или название компании.

• «Вложение не нашлось или файлы слишком большие» — приложите файл заново или отправьте ссылку.

• «Связь оборвалась при отправке: письмо могло уйти, повторно не отправляем» — уточните у клиента, получил ли он письмо.

• «Почтовый канал отключён» — канал отключили или нужно войти в ящик заново.

• «Отправка приостановлена: много писем не доходит» — см. ниже.

Если отправка приостановлена¶

Если много писем подряд не доходит до получателей или получатели отмечают их как спам, BotMan на время останавливает отправку, чтобы почтовые сервисы не начали блокировать ваши письма. Также отправка встаёт до следующего дня, если достигнут дневной лимит писем.

Вы увидите сообщение «Отправка приостановлена…» с датой, когда она возобновится сама. Если причина устранена, отправку можно возобновить раньше: «Настройки почты» → «Возобновить отправку». Письма, которые не ушли за время остановки, повторно не отправятся — при необходимости ответьте ещё раз.

Ответы из почты¶

Если почта подключена входом в ящик, ответы, которые вы отправили прямо из почтовой программы, тоже появятся в диалоге с пометкой «Отправлено из почты». Так в BotMan видна вся переписка, даже если коллега ответил не из Диалогов.

📚 Читайте также

• «Настройки почты: подпись, имя отправителя и свой домен»

• «Почему письмо не попало в Диалоги: «Отфильтровано» и «Отложенные»»

• «Диалоги»